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市報の配布…5/29

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自治会の「お仕事」として市報の配布は月2回。お盆と正月は月1回の半分となり、年22回のルーチンワーク。
自治会役員には、配布日程に合わせて時間を作ってもらうことになる。
平日の昼過ぎに市役所職員(一部は外部委託されている)が集会所まで市報の束を持ってきてくれる。
これを受けとらなければならないため、勤めのある人には対応しずらい。奥さんだって働きに出ていることも多い。
今年はなんとか時間調整できるメンバーであることが幸いしている。
市報の束の267世帯分を25の階段役員分(準役員)に振り分ける。

集会所のカーペットの床に、準役員ごとのカードを並べ、必要数を配って行く。
市報ばかりではない。
月によっては、議会便りや地域の小中学校、公民館だより、募金関係の依頼文書などその他もろもろ。
自治会内の「自治会だより」や行事のチラシの回覧などもこの機会に配布すると効率はよい。

しかし、回覧物が多くなると、回ってきたときにどの程度見てもらえるのかなどは気になるところ。
年度が始まって間もない今の時期は、赤十字や社会福祉協議会などの会費あるいは募金などの集金関係もあり、当自治会の会費納入のお知らせもまさに本日一緒に配る段取りとなっていた。

市報などの束のほかに集金袋も一緒に準役員さんへ配らなければならない。
自治会への納入は約1ヶ月先の日曜日。
その間に、準役員さんには担当エリア(階段)の各世帯から会費の集金をお願いすることになる。
今回は社協の会費納入と同時になるため、ちょっとめんどうな集金となっている。
毎年同時期となっている。集めるときにも1日で集金しきれることは少ないだろうし、納入日までそのお金を保管しておかなければならないのも準役員さんにとっては負担感が大きいと聞く。
受領と共にそれぞれに領収証を渡すことも必要となる。
準役員も階段単位であれば、10年以内に1回は回ってくる。お向かい、上下のお互いさまのルール。
10年以内というのは、転居があった場合など順番が繰り上がることになる。

先週、ソフトボール大会が終わったばかりだが、7/5(日)に開催のペタンク大会の募集チラシも回覧として今回の配布。
さらに、最重要行事である7月開催の夏祭りの実行委員募集の配布チラシも入っている。
1年生であるとその段取りが見えていない部分も多いため、どの時期のタイミングで行事に応じた配布物を「落ち」なく配るのかが注意のポイント。

何かしらの行事が毎月必ずある。
行事があれば、その一ヶ月ほど前には告知の回覧。
参加者を募るものであれば、行事の実施までに、再度詳細情報を回覧、あるいは参加者個別に書面で通知(ポス

ティングを行なう)という段取りとなる。
けっこう、ムムムムム・・・。という心境でもある。

まだまだ、この毎日が続く。

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